Italias produsenter, mellommenn og gründere er meget dyktige produsenter, promotører og selgere, og erfarne i å tenke internasjonalt. «Il made in Italy» er en markering av høykvalitets design og funksjon innen mote, i biler, i mat og drikke og i hvitevarer. Det «økonomiske mirakelet» på 1950-tallet forvandlet mye av italiensk virksomhet, spesielt det fremgangsrike familiefirmaet.
Italia er den tredje største økonomien i eurosonen og den tolvte største i verden målt i BNP. Det kan godt være større – anslagsvis en tredjedel av økonomisk aktivitet er ikke rapportert i statistikk eller selvangivelser.
VIRKSOMHET I ITALIA
De tre sektorene i den italienske økonomien er staten, konglomeratene og små og mellomstore bedrifter.
Statens sektor
Den italienske regjeringen har fortsatt en sterk indirekte rolle i næringslivet, til tross for privatiseringen av offentlige selskaper de siste tjue årene, og offentlige utgifter som andel av BNP er de høyeste i EU. En av fem ansatte jobber i offentlig sektor, som står for størstedelen av næringsfinansieringen.
Privateide konglomerater
Den private sektoren er dominert av et lite antall nøkkelfamilier som kontrollerer store industrier og har kryssinteresser – Berlusconi, Agnelli, Pirelli, De Benedetti (salotto buono). Konglomeratene deres inkluderer internasjonale kjente navn som Fiat, Benetton, Versace, Armani og Olivetti. Dette er store selskaper, men med pensjonisttilværelsen og døden til grunnleggerne reduseres interessene deres, og nye selskaper med profesjonell ledelse, som Bulgari, følger i deres fotspor.
Lite firma
Flertallet av virksomhetene, spesielt i nord, er små og mellomstore familieeide bedrifter, der sønnen eller datteren overtar ved pensjonering av faren. Produktiviteten deres er høyere enn i statlig sektor. De har en tendens til å betale kontant, ansette familie og venner og sette ut arbeid for å unngå banker, fagforeninger og skatter. Disse bedriftene møter nå hard konkurranse fra konglomeratene, både nasjonale og internasjonale, med høyere produksjon, lavere kostnader og ressurser å bruke på teknologisk innovasjon. Andre hindringer for konkurranseevne er lave investeringer i forskning og utvikling og ineffektivitet i offentlige institusjoner. Nitti prosent av alle italienske selskaper er SMG-er med færre enn femten ansatte.
Mezzogiorno (Sør) begynner like sør for Roma (noen sier at det inkluderer Roma!). Nordlendinger blir mye sett på som mer interessert i penger, sørlendinger som mer opptatt av makt og det gode liv. Arbeidsledigheten er 5 prosent i nord og 22 prosent i sør. Nordlendinger kritiserer sørlendinger for å ta tak i statssubsidier og utdelinger. Sørlendingene kritiserer nordlendingene for å utnytte arbeidskraft og lede sparepenger til fabrikkene deres.
SELSKAPSSTRUKTUR OG ORGANISASJON
Et italiensk selskap ledes av et styre (consiglio d’amministrazione) under en president (presidente). Administrerende direktør (amministratore delegato) er ansvarlig for selskapets drift, med avdelingsledere (direttori) som rapporterer til ham eller henne. Italia er et land der beslutninger tas på toppen. Du må snakke med en direktør eller presidenten for å få virksomheten din ferdig, og det kan være vanskelig og tidkrevende å finne den rette beslutningstakeren i en stor organisasjon med mange avdelinger. Bedriftsflytskjemaer og kataloger er for det meste for visning og reflekterer ikke nødvendigvis ekte ansvar eller rapporteringslinjer.
Ekte hierarkier er basert på nettverk av mennesker som har bygget opp personlige allianser på tvers av organisasjonen. Ulike avdelinger vil ha ulik ledelsesstil, avhengig av sjefen. De primære egenskapene til en leder er fleksibilitet og pragmatisme. Dette betyr at italienske ledere vil fokusere på å få det vesentlige gjort uten overdreven tillit til protokoller, regler og prosedyrer, som kan ignoreres.
SELSKAPSØKONOMI OG EIERSTYRING
Bankinvesteringer i oppstartsbedrifter har en tendens til å være minimale, og nøkkelinvesteringsfinansiering kommer vanligvis fra andre kilder. Banker kan ikke eie kommersielle selskaper. De som tilbyr kortsiktig finansiering eller salg av bankprodukter kan ikke gi mellomlangsiktige lån. Disse er domenet til spesialiserte mellom- og langsiktige kredittinstitusjoner. Bortsett fra Banca d’Italia, som er den nasjonale reguleringsbanken, er det flere landsdekkende banker med filialer over hele landet, i tillegg til mange lokale banker som er spesifikke for en by eller region. Italia har den høyeste personlige spareraten i Europa.
I landet som opprettet regnskap i det femtende århundre, pleier revisorer å utarbeide rapporter som ikke alltid samsvarer med den bokførte verdien av selskapet. I due diligence-prosesser er en uavhengig revisor tilrådelig.
ARBEIDSFORHOLD
Italienske forretningsfolk jobber lange og fleksible arbeidstider når de er under press. Ledere kommer tidlig og blir ofte sent.
Ethvert selskap i Italia med mer enn femten ansatte har et arbeidsutvalg (consiglio di fabbrica), med rett til å overvåke investeringsplaner og arbeidsforhold.
Anslagsvis 40 prosent av arbeidsstyrken er fagorganisert, langs politiske snarere enn håndverksmessige linjer. De viktigste fagforeningene er kristendemokrater, kommunister og sosialdemokrater – kjent som henholdsvis CISL, CGIL og UIL – men det er mindre fagforeninger og arbeiderråd som er ansvarlige for et stort antall streiker i offentlig sektor. Det er anslått at 25 prosent av det italienske arbeidsmarkedet er uregulert.
PLANLEGGER
Italienske selskaper trives på muligheter og risiko, ikke på planlegging. De vil identifisere og utnytte en nisje uten langsiktig analyse. Dette betyr at langsiktige samarbeidsavtaler vil være vanskelig å oppnå. Det er en skjevhet mot langsiktig strategi. Italienere ser etter kortsiktig konsistent profitt.
LEDELSE
I de fleste land er et sentralt kriterium for lederskap evnen til å ta beslutninger. I Italia er nøkkelkriteriet makt, uttrykt som autorità (autoritet), autorevolezza (autoritativitet) og autoritarismo(autoritarisme). Upersonlige organisasjonsmekanismer har lav validitet. Det betyr at autoriteten ligger hos den sjefen stoler på. Uavhengig av om en leder er teknisk kvalifisert, er han eller hun en sjefen kan samarbeide med.
Sjefens rolle
«Han er sjefen, jeg er slaven hans,» var synet til en italiensk medarbeider til seniorpartneren i et advokatfirma i Milano. Som det sømmer seg for en økonomi der det familiedrevne firmaet er grunnmodellen, er ledelsesstilen både autoritativ og autoritær. Beslutninger tas av seniorpersoner og sendes videre til implementering.
Selv om sjefen (eller sjefene) har eneansvar for retningslinjer og beslutninger, forventes det at de tar en menneskelig interesse for sine ansatte. De bør også være simpatiske, karismatiske og kreative, og for å kutte en bella-figura, samtidig som de er konsekvente og pålitelige.
Italienske sjefer forventes å lede og vise respekt. Ansatte gir lojalitet ikke bare fordi det står i kontrakten deres, men fordi de personlig støtter sjefen. Generelt er ansatte mistenksomme overfor autoritet, og vil utfordre enhver måte å jobbe på som de ikke er enige i.
En viktig del av ledelsen i Italia er implementering og kontroll. Instruksjoner og prosedyrer er ikke nok. Du må få enighet og oppnå enighet. Overtalelse, insistering og oppfølging er avgjørende. Dette vil gi teft, kreativitet og hardt arbeid. Men det krever intense personlige innspill.
Det første du må gjøre når du har å gjøre med et italiensk selskap er å studere lederstrukturen, med tanke på at det formelle systemet kanskje ikke gjenspeiler den sanne situasjonen når det gjelder makt og beslutningstaking. Makt kan drives av klaner basert på familie, ekteskap eller rikdom. Den beste måten å finne ut hvem som er viktig er å være forberedt på å blande, sosialisere og til enhver tid vise din menneskelige side. Å gjøre tjenester for folk, være sjarmerende og være fleksibel er avgjørende.
Stivhet, kulde og byråkrati faller ikke i god jord. Heller ikke gjør alt etter boken. Erkjennelsen av at alle har sine små svakheter gjør at en italiensk manager vil unngå å snakke skarpt eller holde moralske foredrag. Selv om det kan være press for å fokusere på kjernevirksomheten, betyr det å erkjenne at alle har fingrene i forskjellige kaker at det å være involvert i perifer virksomhet kan føre til større ting.
Som sjef er det viktig å tråkke en forsiktig linje mellom å være sympatisk og tilgjengelig, og å komme for tett på personalet. En sjef vil delegere til pålitelige personer, men ikke når det gjelder formelle mål. Vurderinger og stillingsbeskrivelser blir sjelden implementert. De viktigste indikatorene som overvåkes er kontantstrøm, omsetning og bruttofortjeneste.
Lederens rolle
En leders oppgave er å vise karisma for å oppnå et personlig engasjement fra arbeidsstyrken til prosjektet for hånden, og drivkraften og den tekniske kompetansen til å implementere det. Uten dette vil prosjektet mislykkes. Prosedyrer og handlingsplaner alene vil oppnå lite.
Multinasjonale selskaper med internasjonalt trente ledere driver virksomhet i henhold til internasjonale prosedyrer. I familiebedrifter, spesielt i Toscana og Emilia-Romagna, som drives av fedre og sønner og døtre, vil forhandlingene foregå på et mye mer personlig grunnlag. Hierarkiene bygges mindre på tydelige ansvarsområder og rapporteringslinjer og mer på personlige allianser. Italienske ledere vil rutinemessig ignorere prosedyrer og regler, sette sin tillit til kompetansen og påliteligheten til personene de har valgt å jobbe med, og i tett personlig oppfølging av oppgaven.
Strategisk planlegging er sjelden i italienske selskaper. Regissører vet hvor de vil gå og hvordan de skal komme seg dit. Hvis det er en plan, blir den ikke offentliggjort. Den viktigste evnen til italienske ledere er å oppdage muligheter og gå for dem.
Implikasjonene av denne strategien for planlegging av joint venture er åpenbare. Dyp rotfestet personlig tillit er nødvendig for et vellykket forretningsforhold, som bare vil vare så lenge det er lønnsomt. Det er dette nettverksbyggingen og den nære personlige kontakten er designet for å oppnå. Ledere fra ikke-italienske selskaper må lære å leve med det og nyte turen.
BESLUTNINGSTAKING
I et slikt personlig styringssystem er det åpenbart at delegering etter avdeling eller utpekt underordnet er usannsynlig. Delegering er til pålitelige personer, uansett hvor de er i organisasjonen. Tilbakemelding og vurdering vil være personlig. Det er det eneste miljøet der personlig kritikk aksepteres. Formelle vurderinger kan være vanskelige å gjennomføre i et italiensk selskap. Oppnåelse av mål vil bli bedømt etter bidrag til omsetning, kontantstrøm og fortjeneste.
Italienerne føler at de er flinke til å ta intuitive avgjørelser og vil støtte opp om instinktene sine ved å konsultere bredt. Innledende beslutninger tas ofte ganske raskt, men blir deretter gjenstand for diskusjon og kan endres. Personlige forbindelser og personlige følelser vil alltid være en del av beslutningsprosessen.
Utenlandske ledere bør vite at å basere beslutninger utelukkende på tallene og forretningsplanen, eller å betrakte beslutninger som «svart-hvitt» ikke er den italienske måten. En rekke faktorer, politiske, økonomiske og personlige, spiller inn.
LAGARBEID
Teamene opererer etter samme prinsipp som beslutningsprosessen – ovenfra og ned i en familiestruktur. Ord som familie, gjensidig forpliktelse og gjensidig avhengighet brukes faktisk for å beskrive teammedlemmer. Teamene er satt sammen av spesialister under en teamleder, valgt på grunnlag av ansiennitet og erfaring, som skal nyte gruppens personlige respekt.
Hierarkier respekteres i team og det kan være vanskelig for en ny ung teamleder å gjøre seg gjeldende. Nok en gang kommer familiemodellen til unnsetning. De eldste teammedlemmene blir «gudfedre» til den unge teamlederen og gir råd om prosedyre. Hvis det ikke skjer, og lagets forpliktelse ikke oppnås, kan det motsatte skje. Eldre eller mer seniorkolleger vil gjøre alt de kan for å undergrave den yngre teamlederen, ved å bruke prosedyremessige og andre innretninger. I dette tilfellet er den eneste løsningen å lønne seg og løslate bråkmakerne.
Tempoet i teamarbeidet har en tendens til å være jevnt og teamene er glade for å jobbe sammen, med hyppige møter og samhandling. Timene er ikke faste og aktivitetene er ikke overstrukturerte, da dette vil redusere motivasjonen. Det påhviler hvert teammedlem å opprettholde gode relasjoner med kolleger. Det er viktig å vise entusiasme for arbeidet, og være sensitiv i sin omgang med andre. Det samme gjør sosial omgang med andre teammedlemmer, forblir godt humør og utvikle en positiv holdning. Lojalitet har høy prioritet. Lag kan ønske støtte i planlegging og pågående jakt. Selv om frister anses som faste, kan det forekomme glidning.
MOTIVASJON
Nok har blitt sagt som tyder på at gode sosiale relasjoner er av over gjennomsnittlig betydning for en teammotivator, spesielt i sør. Teamlojalitet og appeller til følelsene er vanlig. Hvis du som leder kan gi et mål som bidrar til gruppens suksess samtidig som du hjelper enkeltpersoner med å nå sine egne personlige mål, vil du ha lykkes.
DET OVERORDNEDE SPRÅKET FOR LEDELSE
Flytende uttrykk er svært viktig i italiensk ledelse. Ledere vil normalt være gode pratere. Selv om det er autoritært i stilen, er tonen vanligvis vennlig og kan være ganske indirekte, og utlendinger kan lett feiltolke subtiliteten som uttalelsene kommer med. Italienerne selv synes ofte at språket til sine britiske og amerikanske kolleger er grovt og altfor direkte til sammenligning.
TILBAKEMELDING OG UENIGHET I ADMINISTRERING
Italienerne er i det hele tatt ikke konfronterende, men kan godt slå tilbake med alt de har hvis de kritiseres direkte. De er spesielt følsomme for beskyldninger om ustabilitet eller uorganisering.
Tilbakemeldinger kan gis skriftlig i nord, men er mye mer sannsynlig å være muntlige i sør. Et sentralt trekk ved å gi og motta tilbakemelding er å kunne spørre om og uttrykke personlige følelser. Så et møte ansikt til ansikt er viktig i tilfelle uenighet. Italienerne tror at enhver vanskelighet kan løses så lenge det er goodwill. Italienske ledere vil be deg om å hjelpe dem på personlig basis, vil vise en iver etter å finne løsninger, og vil gi deg det meste av informasjonen du trenger. Fleksibilitet og åpenhet for andres følelser er viktig.
KOMMUNIKASJONSSTIL
Italienerne er flinke til å utveksle verbal informasjon. De er mindre flinke til å skrive eller lese notater, e-poster og dokumenter. Når du kommuniserer med en italiensk motpart, har du det langt bedre å ringe enn å skrive. Mange ledere ringer til og med for å si at de skal skrive eller at de har skrevet. I det hele tatt skal ikke skriftlig kommunikasjon få stå av seg selv; den trenger verbal backup. Jo lenger sør du kommer i Italia, jo sannere er dette.
Italienere er også taler, lenge på retorikk og ideer, men ofte kort på fakta. De kan også være veldig påståelige og direkte, og dette kan sees på som brå eller avvisende. Der en italiener er mest høflig er å si «Nei». Det er viktig å holde døren åpen for andre muligheter.
Gode taleferdigheter er viktig og kroppsspråk brukes for å understreke ens poeng. Italienerne kan bruke et intenst, følelsesladet språk og være ganske fantasifulle i sin måte å uttrykke seg på. Ord som «definitivt», «fantastisk» og «absolutt» vil bli brukt ofte for å understreke et positivt synspunkt.
Samtaleoverlapping, eller «ping pong»-samtale, er hyppig, og volumet kan være ganske høyt. Å snakke om deg selv, familien din og suksessen din, og avsløre følelsene dine er akseptert som en måte å bygge gode relasjoner på. Livlig argumentasjon og debatt settes pris på. Italienere kan kritisere sitt eget selskap foran andre og lage vitser om intensjoner eller forslag. Åpen uenighet og enighet er vanlig, selv om det vanligvis gjøres høflig. Dissens er sjelden endelig. Det er alltid en måte å løse problemer på. Italienere beklager ofte, selv for små ting. Det blir sett på som en del av høflighet.
Å avsløre seg selv som menneske er nøkkelen til vellykket ansikt-til-ansikt kommunikasjon med italienere i en forretningssituasjon. Å være lydhør, smilende og vise interesse er viktig. Å hjelpe folk med problemene deres, og fortelle dem dine egne når du har etablert et forhold, er verdsatt. Det samme gjør øyekontakt og inntar en tillitsfull tone. Still spørsmål for å opprettholde oppmerksomhetsnivået, og noter all personlig informasjon. Mål å komme nær mennesker privat.
Italienerne finner ofte britene og amerikanerne kalde og fjerne. Bruk avslappet kroppsspråk og prøv å smile. Å etablere et personlig forhold vil bli mer verdsatt enn fokus på økonomisk fordel og profitt. Ikke vær overhevdende, overfrank og for direkte, da dette kan betraktes som ukulturelt. Unngå å gi for detaljerte instruksjoner og skryte, selv om det er viktig å være selvsikker og positiv. Det er også viktig å unngå å kritisere Italia – italienere kan være kritiske til landet sitt, men du bør ikke være det.
TA KONTAKT
Italienerne foretrekker å forholde seg til folk de kjenner. De er mer åpne enn for eksempel franskmennene for «kald kontakt», men de må føle at en ny kontakt er raccomandato, det vil si anbefalt av et kjent eller anerkjent kontor eller enkeltperson. Dette kan være en kunde, et handelskammer eller en ambassade, eller personlig kontakt gjennom en messe. Den første kontakten kan være ved hjelp av et formelt brev, men dette må følges opp med telefonsamtaler og et personlig besøk. Selv om du skriver til et italiensk firma på engelsk, vil små og mellomstore bedrifter ofte svare på italiensk. Du kan trenge tjenestene til et oversettelsesbyrå da kommersiell og byråkratisk italiensk har sin egen terminologi. For å unngå unødvendig forsinkelse er det bedre å skrive den første bokstaven på italiensk.
Italienske sjefer, spesielt i familiedrevne firmaer, snakker kanskje ikke et fremmedspråk, og den engelsktalende i selskapet kan være ganske lavt nede i kjeden. En senior italiensk forhandler vil ofte ta med en tolk, vanligvis en assistent, som snakker engelsk rimelig flytende. Husk i så fall å rette samtalen til din italienske kollega, ikke til assistenten.
Husk at ferie er viktig i Italia, og at fra midten av juli til slutten av august går alt ned. Selv om Italia har færre helligdager enn mange latinske land, feirer hver by sin egen skytshelgen og har sin egen lokale festival, når ting stenger.
ARBEIDSTID
Det er forskjell på nord og sør. Den nordlige arbeidstiden er 08:30 til 12:45 og 15:00. til 18.00 eller 18.30, mandag til fredag. I Sentral- og Sør-Italia, på grunn av varmen, er arbeidstiden 08:30 til 12:45 og 16:30 eller 17:00. til 19.30 eller 20.00. Mange bedrifter har åpent lørdag morgen fra 8:30 til 12:45. Mange italienere bor i lett pendleravstand fra der de jobber, og drar hjem til lunsj.
FORBEREDELSER TIL DITT BESØK
Business har et sterkt sosialt og presentasjonsmessig aspekt i Italia. Å lage en bella-figura er viktig. Sørg for at klærne du tar er konservative, men stilige, og at skoene dine er av god kvalitet. For italienere er smarte klær et tegn på forretningssuksess, og til og med uformelle klær er moteriktige og elegante. Bukser er fine for kvinner, men skal nok en gang være velklippede og stilige. Sørg for at kofferten og klokken er smarte. En god kulepenn vil bli lagt merke til, en rufsete kulepenn enda mer! Ta noen familiebilder i tillegg til bedriftsdokumentene du trenger. Sørg for at dokumentene ligger i ryddige mapper. Alt dette er en del av å skape det riktige stilige inntrykket.
Italienske visittkort er vanligvis trykt i vanlig svart på en hvit bakgrunn; som regel, jo mindre informasjon de gir, jo viktigere er personen.
Å gi gaver
Det er ganske vanlig å gi en liten gave til enhver medarbeider som har vært spesielt nyttig, så tenk på å ta noen beskjedne firmagaver – reisevekkerklokker, penner, sølvnøkler, dagbøker eller kalkulatorer. (Sørg for at de er navnemerker, men pass på at dette ikke blir sett på som en grov måte å fremheve firmalogoen din på.)
Enhver «firma»-gave du mottar vil sannsynligvis være elegant og diskret. Noen italienske selskaper har privat publiserte kaffebordbøker og produkter av topp kvalitet. Det er veldig viktig å ikke takke nei til disse, uansett hvor tunge eller upraktiske de måtte være å bære hjem!
DET FØRSTE MØTE
Småprat er viktig for italienere. Folk vil spørre deg om familien din og bakgrunnen din. Dette er delvis en diskret måte å etablere røtter og bekrefte at du har en eierandel i å få virksomheten til å fungere fordi du har ditt eget sosiale ansvar.
Hvis du ankommer om kvelden og vertene dine møter deg, kan de invitere deg til et måltid. Uansett hvor sliten du er, bør du akseptere. Det vil være hyggelig og avslappende, og å nekte vil føre til anstøt, og starte forhandlingene dine på feil fot.
Ikke vær uformell. Italienerne er ganske formelle på kontoret og kan henvende seg til folk med titler som Dottore eller Dottoressa for en professor eller lege, og til og med Avvocato (advokat) eller Ingegnere (ingeniør). Mannlige og kvinnelige endelser brukes, så det feminine av Avvoccato er Avvocata, og av Ingegnere er Ingegnera, og så videre. Italienerne foretrekker også å bruke etternavn på kontoret, slik at den som kaller deg Charles hjemme kan kalle deg Smith på kontoret. I samfunn som Storbritannia og Nord-Amerika, som har en tendens til å se bruken av etternavn som distanserende, kan denne adresseformen, ofte uten Mr. eller Mrs., føles ganske frekk. Faktisk er det bare en feilplassert oversettelse av en italiensk praksis. Yngre internasjonale ledere glir ganske lett inn i fornavn.
Som gjest vil du normalt bli introdusert først, og den eldre eller eldste personen til stede vil bli vist respekt. Håndhilse på alle i rommet når du ankommer, og igjen når du drar.
Det første møtet ditt går kanskje ikke for mye i detalj. Det italienske motnummeret ditt vil være interessert i bedriften din og din personlige bakgrunn og vil fortelle deg om hans eller hennes. Som vi har sett handler Italia om relasjonsbygging, og dette stadiet kan etterfølges av lunsj eller i det minste en panino (rundstykke).
I sør er det viktig å gi mer tid til bedriftsbesøk. Du vil gjøre dobbelt så mye i Milano som du vil gjøre på samme tid i Roma eller Napoli. I Milano tillate for eksempel tre møter om dagen og en kveldsforlovelse. I Roma kan du tillate to møter og et kveldsengasjement, og i Napoli eller Palermo, avhengig av hvem du besøker, tillate to møter om dagen. Frokostmøtene har ennå ikke slått an i Italia.
GJØR EN PRESENTASJON
I Italia bør en forelesning eller en formell presentasjon vare i omtrent tretti minutter, med tid til spørsmål og diskusjon etterpå. Publikum forventer å bli overtalt og setter pris på et moderat til hardt salg av ideer og produkter. Suksessen til presentasjonen avhenger i stor grad av foredragsholderens ferdigheter, og materialer av god kvalitet betyr noe. Formelt språk bør brukes til å begynne med, men uformelt språk kan også brukes senere. Visuelle hjelpemidler som filmer eller fotografier settes pris på, og bør være både estetisk tiltalende og informative. Sterk øyekontakt er nødvendig, og tempoet bør være høyt.
Italienske lyttere er interessert i personligheten og stilen til høyttaleren. Å stå stille under en presentasjon er mindre verdsatt enn bruk av kroppsspråk. Folk kan avbryte talen din for avklaring, men lagre spørsmål og kommentarer til slutten.
Når du presenterer bedriften din og produktet ditt, finn ut hva publikum er interessert i, lytt etter eventuelle personlige detaljer og inkorporer disse i presentasjonen din. Vis interesse for dem, og de vil gjengjelde.
MØTER OG FORHANDLINGSFERDIGHETER
Hovedformålet med de fleste møter er enten å kommunisere beslutninger eller å diskutere saker og undersøke saker. Noen diskusjoner kan være rettet mot å oppnå gode personlige relasjoner av hensyn til et langsiktig partnerskap. Italienerne ser etter langsiktig profitt fremfor kortsiktig gevinst. Møtene vil ofte begynne med noen få minutter med småprat (i Sørlandet kan disse foreløpene vare i alt fra tjue til tretti minutter).
Møter har sjelden en formell struktur. Tanken er at alle skal ha mulighet til å uttrykke sine synspunkter. Folk kan alle snakke på en gang, eller til og med føre minisamtaler eller ta telefonsamtaler i rommet. Dette anses ikke som frekt. Arbeid rundt det; ikke bli opprørt.
Selv om det er en agenda, anses det ikke som nødvendig å ta hvert punkt i rekkefølge, og folk går gjerne tilbake til saker som er tatt opp tidligere. Agendaer, handlingspunkter, tidsrammer, neste trinn og til og med minutter vurderes ikke seriøst i de fleste italienske selskaper, da avgjørelsen vil bli tatt av personer som kanskje ikke en gang er til stede.
Forhandlinger kan sluttføres ganske raskt, men italienske forhandlere er også veldig tålmodige, kan gå i detalj og kan ta tid å nå målene sine. Tilnærmingen deres kan være ganske subtil. Italienerne liker vinn-vinn-resultater, og kan ta en del av sekundærsaken hvis de ikke kan få hovedkontrakten de var ute etter. Å etablere et kontraktsforhold er veien til et lengre og mer tilfredsstillende forhold.
Italienerne kan gå raskt til en tilsynelatende enighet, men deretter ta ganske lang tid å diskutere detaljene, noe som kan endre kontraktens karakter vesentlig. Diskusjoner, selv om de er intense, føres på en hyggelig måte og italienere kan være veldig imøtekommende, spesielt hvis personlige hensyn er involvert.
Et ord til forsiktighet: Selv om det er viktig å uttrykke optimisme og ikke slå forhandlingspartnerens entusiasme, prøv å skille fakta fra spekulasjoner og sjekk at dine italienske kolleger ikke lover mer enn de kan levere. En god måte å gjøre dette på er å ta notater som du kan sjekke senere. Det kan også være nyttig med jevne mellomrom å oppsummere hva som er avtalt.
Lytt alltid nøye til råd fra dine italienske partnere og respekter deres kunnskap. De forstår Italia mye bedre enn deg, og de er også svært erfarne på verdensmarkedene.
BUSINESS UNDERHOLDNING
Italienerne liker å bli kjent med partnerne sine, og dette foregår over lange og rolige måltider. I det hele tatt liker de ikke å avslutte forretninger uten lunsj, middag eller i det minste en panino for å «sette segl» på forholdet, og de er veldig flinke til å velge riktig restaurant, mat og vin. Underholdende er vanligvis semiformelt, eller formell, i en god restaurant med utmerket vin og mat. Kjolen er enten smart eller casual, men alltid elegant, med matchende tilbehør. Samtalen kan handle om næringsliv generelt, men vil veldig ofte dreie seg om kunst, historie eller regional kultur. Unngå emner som andre verdenskrig, politikk, korrupsjon og mafiaen. Det er normalt å holde hendene på bordet når du ikke spiser, og du bør være på din beste og mest sjarmerende oppførsel.
Husk at når folk møtes for første gang i en bedrift, vil folk introdusere seg selv med etternavnet sitt, ikke av firmaet eller jobben, som vil bli ansett som frekk eller uhøflig. Ikke gå til fornavn før du blir invitert til det. I det hele tatt drar gjestene når de er klare; det anses som frekt av verten å avslutte måltidet. På Sørlandet ordner verten ofte hjemtransport for gjester.
Hvis du drar til noens hjem, gjelder de samme reglene. Det forventes at du tar med en gave (kanskje blomster, eller gavepakkede sjokolader), men vær forsiktig med å gi vin med mindre den er av høy kvalitet, siden mange italienere er kjennere og kanskje til og med har sine egne vingårder. Likører, delikatesser og håndverksartikler fra ditt eget land er alle passende gaver; whiskyer og likører er vanligvis verdsatt.
Det italienske geniet for å underholde kan utgjøre et problem hvis du gir tilbake tjenesten. Hvis du inviterer en forretningsbekjent mens du er i Italia, er det lurt å be hans eller hennes sekretær om å anbefale en favorittrestaurant, og utsette gjesten din i valg av mat og vin. Dette vil bli tatt som et kompliment.
Selv om du underholder i ditt eget land, vil du oppdage at de fleste italienere foretrekker å spise italiensk mat, så se etter den mest autentiske italienske restauranten som er tilgjengelig. Din gjest kan også vite om en fantastisk restaurant (kanskje eid av en slektning) som du aldri har hørt om, men som serverer mat å dø for. Alt du trenger å gjøre er å betale regningen.