Pabrikan, perantara, dan pengusaha Italia adalah produsen, promotor, dan tenaga penjualan yang sangat cakap, dan berpengalaman dalam berpikir internasional. “Il made in Italy” adalah tanda desain dan fungsi berkualitas tinggi dalam mode, di mobil, dalam makanan dan minuman, dan pada barang-barang putih. “Keajaiban Ekonomi” tahun 1950-an mengubah banyak bisnis Italia, khususnya perusahaan keluarga yang terus maju.
Italia adalah ekonomi terbesar ketiga di Zona Euro dan terbesar kedua belas di dunia berdasarkan PDB. Mungkin lebih besar—kira-kira sepertiga kegiatan ekonomi tidak dilaporkan dalam statistik atau pengembalian pajak.
BISNIS DI ITALIA
Tiga sektor ekonomi Italia adalah negara bagian, konglomerat, dan usaha kecil dan menengah.
Sektor Negara
Pemerintah Italia masih memiliki peran tidak langsung yang kuat dalam bisnis, meskipun privatisasi perusahaan publik selama dua puluh tahun terakhir, dan pengeluaran pemerintah sebagai proporsi PDB adalah yang tertinggi di UE. Satu dari lima karyawan bekerja untuk sektor publik, yang menyumbang sebagian besar pendanaan bisnis.
Konglomerat Milik Swasta
Sektor swasta didominasi oleh sejumlah kecil keluarga kunci yang mengendalikan industri besar dan memiliki kepentingan silang—Berlusconi, Agnelli, Pirelli, De Benedetti (salotto buono). Konglomerat mereka termasuk nama rumah tangga internasional seperti Fiat, Benetton, Versace, Armani, dan Olivetti. Ini adalah perusahaan besar tetapi, dengan pensiun dan kematian pendiri mereka, minat mereka berkurang, dan perusahaan baru dengan manajemen profesional, seperti Bulgari, mengikuti jejak mereka.
Bisnis kecil
Mayoritas bisnis, terutama di Utara, adalah perusahaan kecil dan menengah milik keluarga, di mana anak laki-laki atau perempuan mengambil alih pensiunan ayah. Produktivitas mereka lebih tinggi daripada di sektor negara. Mereka cenderung membayar tunai, mempekerjakan keluarga dan teman, dan pekerjaan outsourcing untuk menghindari bank, serikat pekerja, dan pajak. Perusahaan-perusahaan ini sekarang menghadapi persaingan ketat dari para konglomerat, baik nasional maupun internasional, dengan output yang lebih tinggi, biaya yang lebih rendah, dan sumber daya yang dapat digunakan untuk inovasi teknologi. Hambatan lain terhadap daya saing adalah rendahnya investasi dalam penelitian dan pengembangan dan inefisiensi lembaga publik. Sembilan puluh persen dari semua perusahaan Italia adalah SMG dengan kurang dari lima belas karyawan.
Mezzogiorno (Selatan) dimulai tepat di selatan Roma (ada yang mengatakan itu termasuk Roma!). Orang Utara secara luas dipandang lebih tertarik pada uang, orang Selatan lebih peduli dengan kekuasaan dan kehidupan yang baik. Pengangguran adalah 5 persen di Utara dan 22 persen di Selatan. Orang Utara mengkritik orang Selatan karena mengambil subsidi dan pemberian negara. Orang Selatan mengkritik orang Utara karena mengeksploitasi tenaga kerja dan mengalihkan tabungan ke pabrik mereka.
STRUKTUR DAN ORGANISASI PERUSAHAAN
Sebuah perusahaan Italia dikelola oleh dewan direksi (consiglio d’amministrazione) di bawah seorang presiden (presidente). Direktur pelaksana (amministratore delegato) bertanggung jawab atas operasi perusahaan, dengan kepala departemen (direttori) melapor kepadanya. Italia adalah negara di mana keputusan dibuat di atas. Anda perlu berbicara dengan direktur atau presiden untuk menyelesaikan bisnis Anda, dan menemukan pembuat keputusan yang tepat di organisasi besar dengan banyak cabang bisa jadi sulit dan memakan waktu. Bagan alur dan direktori perusahaan sebagian besar untuk pertunjukan dan tidak selalu mencerminkan tanggung jawab yang sebenarnya atau bahkan garis pelaporan.
Hirarki sejati didasarkan pada jaringan orang-orang yang telah membangun aliansi pribadi di seluruh organisasi. Departemen yang berbeda akan memiliki gaya manajemen yang berbeda, tergantung pada bosnya. Atribut utama seorang manajer adalah fleksibilitas dan pragmatisme. Ini berarti bahwa manajer Italia akan fokus untuk menyelesaikan hal-hal penting tanpa terlalu bergantung pada protokol, aturan, dan prosedur, yang mungkin diabaikan.
KEUANGAN PERUSAHAAN DAN TATA KELOLA PERUSAHAAN
Investasi perbankan di perusahaan rintisan cenderung minimal, dan pendanaan investasi utama umumnya berasal dari sumber lain. Bank tidak dapat memiliki perusahaan komersial. Mereka yang memberikan pembiayaan jangka pendek atau penjualan produk bank tidak dapat memberikan pinjaman jangka menengah. Ini adalah domain lembaga kredit jangka menengah dan panjang khusus. Selain Banca d’Italia, yang merupakan bank pengatur nasional, ada beberapa bank nasional dengan cabang di seluruh negeri, serta banyak bank lokal khusus untuk kota atau wilayah. Italia membanggakan tingkat tabungan pribadi tertinggi di Eropa.
Di negara yang menciptakan akuntansi pada abad kelima belas, auditor cenderung membuat laporan yang tidak selalu sesuai dengan nilai buku perusahaan. Dalam proses uji tuntas, auditor independen disarankan.
HUBUNGAN KERJA
Pengusaha Italia bekerja dengan jam kerja yang panjang dan fleksibel saat berada di bawah tekanan. Eksekutif datang lebih awal dan sering terlambat.
Setiap perusahaan di Italia dengan lebih dari lima belas karyawan memiliki komite kerja (consiglio di fabbrica), dengan hak untuk memantau rencana investasi dan kondisi kerja.
Diperkirakan 40 persen tenaga kerja adalah serikat pekerja, di sepanjang garis politik daripada kerajinan. Serikat pekerja utama adalah Demokrat Kristen, Komunis, dan Sosial Demokrat—masing-masing dikenal sebagai CISL, CGIL, dan UIL—tetapi ada serikat pekerja dan dewan pekerja yang lebih kecil yang bertanggung jawab atas sejumlah besar pemogokan di sektor publik. Diperkirakan bahwa 25 persen dari pasar tenaga kerja Italia tidak diatur.
PERENCANAAN
Perusahaan Italia berkembang pada peluang dan risiko, bukan pada perencanaan. Mereka akan mengidentifikasi dan mengeksploitasi ceruk tanpa analisis jangka panjang. Ini berarti bahwa perjanjian usaha patungan jangka panjang akan sulit dicapai. Ada bias terhadap strategi jangka panjang. Orang Italia mencari keuntungan jangka pendek yang konsisten.
KEPEMIMPINAN
Di sebagian besar negara, kriteria kunci untuk kepemimpinan adalah kemampuan untuk membuat keputusan. Di Italia, kriteria kuncinya adalah kekuasaan, dinyatakan sebagai autorit (otoritas), autorevolezza (kewibawaan), dan autoritarismo (otoritarianisme). Mekanisme organisasi impersonal memiliki validitas yang rendah. Ini berarti bahwa otoritas berada pada siapa pun yang dipercaya oleh bos. Terlepas dari apakah seorang manajer secara teknis memenuhi syarat, dia adalah seseorang yang dapat bekerja dengan bos.
Peran Bos
“Dia adalah bosnya, saya adalah budaknya,” adalah pandangan salah satu rekan Italia dari mitra senior di sebuah firma hukum Milan. Sebagaimana layaknya ekonomi di mana perusahaan yang dijalankan keluarga adalah model dasarnya, gaya manajemennya adalah otoritatif dan otoriter. Keputusan dibuat oleh orang-orang senior dan diturunkan untuk implementasi.
Meskipun bos (atau bos) memiliki tanggung jawab tunggal atas kebijakan dan keputusan, mereka diharapkan untuk mengambil kepentingan manusia dalam staf mereka. Mereka juga harus simpatik, karismatik, dan kreatif, serta berkarakter bella figura, sekaligus konsisten dan dapat diandalkan.
Bos Italia diharapkan untuk memimpin dan memberikan penghormatan yang tepat. Karyawan memberikan loyalitas bukan hanya karena kontrak mereka, tetapi karena mereka secara pribadi mendukung bos. Secara umum, karyawan curiga terhadap otoritas, dan akan menantang cara kerja apa pun yang tidak mereka setujui.
Bagian penting dari kepemimpinan di Italia adalah implementasi dan kontrol. Instruksi dan prosedur saja tidak cukup. Anda perlu mendapatkan konsensus dan mendapatkan persetujuan. Persuasi, desakan, dan tindak lanjut sangat penting. Ini akan menghasilkan bakat, kreativitas, dan kerja keras. Tapi itu membutuhkan masukan pribadi yang intens.
Hal pertama yang harus dilakukan ketika berhadapan dengan perusahaan Italia adalah mempelajari struktur kepemimpinan, mengingat bahwa sistem formal mungkin tidak mencerminkan situasi yang sebenarnya mengenai kekuasaan dan pengambilan keputusan. Kekuasaan dapat dijalankan oleh klan berdasarkan keluarga, perkawinan, atau kekayaan. Cara terbaik untuk mengetahui siapa yang penting adalah bersiap untuk berbaur, bersosialisasi, dan selalu menampilkan sisi kemanusiaan Anda. Melakukan kebaikan untuk orang lain, menjadi menarik, dan tetap fleksibel sangat penting.
Kekakuan, kedinginan, dan birokrasi tidak berjalan dengan baik. Juga tidak melakukan segala sesuatu dengan buku. Pengakuan bahwa setiap orang memiliki kelemahan kecil berarti bahwa seorang manajer Italia akan menghindari berbicara dengan tajam atau memberikan kuliah moral. Meskipun mungkin ada tekanan untuk fokus pada bisnis inti, menyadari bahwa setiap orang memiliki masalah yang berbeda berarti bahwa terlibat dalam bisnis periferal dapat mengarah pada hal-hal yang lebih besar.
Sebagai bos, penting untuk menapaki garis yang hati-hati antara bersikap simpatik dan mudah diakses, dan terlalu dekat dengan staf Anda. Seorang bos akan mendelegasikan kepada individu yang dipercaya, tetapi tidak dalam hal tujuan formal. Penilaian dan deskripsi pekerjaan jarang dilaksanakan. Indikator utama yang dipantau adalah arus kas, omset, dan laba kotor.
Peran Manajer
Tugas seorang manajer adalah menunjukkan karisma untuk mendapatkan komitmen pribadi dari tenaga kerja terhadap proyek yang ada, dan dorongan serta kompetensi teknis untuk mengimplementasikannya. Tanpa ini proyek akan gagal. Prosedur dan rencana tindakan saja tidak akan menghasilkan banyak hal.
Perusahaan multinasional dengan manajer yang terlatih secara internasional menjalankan bisnis sesuai dengan prosedur internasional. Dalam bisnis keluarga, khususnya di Tuscany dan Emilia-Romagna, yang dijalankan oleh ayah dan anak laki-laki dan perempuan, negosiasi akan lebih bersifat pribadi. Hirarki dibangun kurang pada tanggung jawab yang jelas dan garis pelaporan dan lebih pada aliansi pribadi. Manajer Italia akan secara rutin mengabaikan prosedur dan aturan, menempatkan kepercayaan mereka pada kompetensi dan keandalan orang-orang yang telah mereka pilih untuk bekerja dengan mereka, dan dalam pengawasan pribadi yang ketat dari tugas tersebut.
Perencanaan strategis jarang terjadi di perusahaan Italia. Direksi tahu ke mana mereka ingin pergi dan secara luas bagaimana menuju ke sana. Jika ada rencana itu tidak diumumkan. Kemampuan utama manajer Italia adalah melihat peluang dan memanfaatkannya.
Implikasi dari strategi ini untuk perencanaan usaha patungan sudah jelas. Keyakinan pribadi yang mengakar diperlukan untuk hubungan bisnis yang sukses, yang hanya akan bertahan selama itu menguntungkan. Inilah yang dirancang untuk dicapai oleh jaringan dan kontak pribadi yang dekat. Manajer dari perusahaan non-Italia perlu belajar untuk hidup dengannya dan menikmati perjalanannya.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Dalam sistem manajemen yang dipersonalisasi seperti itu, jelas bahwa pendelegasian oleh departemen atau oleh bawahan yang ditunjuk tidak mungkin dilakukan. Pendelegasian ditujukan kepada individu yang dipercaya, di mana pun mereka berada dalam organisasi. Umpan balik dan penilaian akan bersifat pribadi. Itulah satu-satunya lingkungan di mana kritik pribadi diterima. Penilaian formal bisa jadi sulit dilakukan di perusahaan Italia. Pencapaian tujuan akan dinilai dari kontribusi terhadap omset, arus kas, dan keuntungan.
Orang Italia merasa mereka pandai membuat keputusan intuitif dan akan mendukung naluri mereka dengan berkonsultasi secara luas. Keputusan awal sering diambil cukup cepat tetapi kemudian menjadi bahan diskusi dan dapat berubah. Koneksi pribadi dan perasaan pribadi akan selalu menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan.
Manajer asing harus tahu bahwa mendasarkan keputusan murni pada angka dan rencana bisnis, atau menganggap keputusan sebagai “hitam dan putih” bukanlah cara Italia. Berbagai faktor, politik, ekonomi, dan pribadi, ikut bermain.
KERJA TIM
Tim beroperasi dengan prinsip yang sama seperti proses pengambilan keputusan—dari atas ke bawah dalam struktur tipe keluarga. Kata-kata seperti keluarga, kewajiban bersama, dan ketergantungan timbal balik sebenarnya digunakan untuk menggambarkan anggota tim. Tim terdiri dari spesialis di bawah pemimpin tim, dipilih berdasarkan senioritas dan pengalaman, yang harus menikmati rasa hormat pribadi dari grup.
Hirarki dihormati dalam tim dan mungkin sulit bagi pemimpin tim muda yang baru untuk membuat kehadirannya terasa. Sekali lagi, model keluarga datang untuk menyelamatkan. Anggota tim yang lebih tua menjadi “ayah baptis” bagi pemimpin tim muda dan menawarkan saran tentang prosedur. Jika itu tidak terjadi, dan komitmen tim tidak tercapai, maka bisa terjadi sebaliknya. Rekan yang lebih tua atau lebih senior akan melakukan segala yang mereka bisa untuk melemahkan pemimpin tim yang lebih muda, menggunakan prosedural dan perangkat lainnya. Dalam hal ini, satu-satunya solusi adalah melunasi dan melepaskan pembuat onar.
Kecepatan kerja tim cenderung stabil dan tim senang bekerja sama, dengan seringnya pertemuan dan interaksi. Jam kerja tidak tetap dan aktivitas tidak terlalu terstruktur karena hal ini akan mengurangi motivasi. Tanggung jawab ada pada setiap anggota tim untuk menjaga hubungan baik dengan rekan kerja. Menunjukkan antusiasme untuk pekerjaan, dan peka dalam berurusan dengan orang lain, adalah penting. Begitu juga bersosialisasi dengan anggota tim lainnya, tetap ceria, dan mengembangkan sikap positif. Loyalitas adalah prioritas utama. Tim dapat menerima dukungan dalam perencanaan dan pengejaran yang sedang berlangsung. Meskipun tenggat waktu dianggap sebagai tetap, selip dapat terjadi.
MOTIVASI
Cukup telah dikatakan bahwa hubungan sosial yang baik sangat penting di atas rata-rata bagi seorang motivator tim, terutama di Selatan. Loyalitas tim dan daya tarik emosi adalah hal biasa. Jika, sebagai seorang manajer, Anda dapat memberikan tujuan yang berkontribusi pada keberhasilan kelompok sambil membantu individu mencapai tujuan pribadi mereka, Anda akan berhasil.
BAHASA MANAJEMEN KESELURUHAN
Kefasihan berekspresi sangat penting dalam manajemen Italia. Manajer biasanya akan menjadi pembicara yang baik. Meskipun bergaya otoriter, nadanya biasanya ramah dan bisa sangat tidak langsung, dan orang asing dapat dengan mudah salah mengartikan kehalusan pernyataan yang dibuat. Orang Italia sendiri sering kali menganggap bahasa Inggris dan Amerika sebagai bahasa yang kasar dan terlalu langsung jika dibandingkan.
UMPAN BALIK DAN MENGELOLA KESENJANGAN
Orang Italia tidak secara keseluruhan konfrontatif, tetapi mungkin akan membalas dengan semua yang mereka miliki jika dikritik secara langsung. Mereka sangat sensitif terhadap tuduhan volatilitas atau disorganisasi.
Umpan balik dapat diberikan secara tertulis di Utara, tetapi jauh lebih mungkin secara lisan di Selatan. Fitur utama dari memberi dan menerima umpan balik adalah kemampuan untuk bertanya dan mengungkapkan perasaan pribadi. Jadi pertemuan tatap muka penting dalam kasus ketidaksepakatan. Orang Italia percaya bahwa kesulitan apa pun dapat diselesaikan selama ada niat baik. Manajer Italia akan meminta Anda untuk membantu mereka secara pribadi, akan menunjukkan keinginan untuk menemukan solusi, dan akan memberi Anda sebagian besar informasi yang Anda butuhkan. Fleksibilitas dan keterbukaan terhadap perasaan orang lain adalah penting.
GAYA KOMUNIKASI
Orang Italia mahir bertukar informasi verbal. Mereka kurang pandai menulis atau membaca memo, e-mail, dan dokumen. Dalam berkomunikasi dengan rekan Italia, Anda jauh lebih baik menelepon daripada menulis. Banyak eksekutif bahkan menelepon untuk mengatakan bahwa mereka akan menulis atau bahwa mereka telah menulis. Secara keseluruhan, komunikasi tertulis tidak boleh dibiarkan berdiri sendiri; itu membutuhkan dukungan verbal. Semakin jauh ke selatan Anda pergi di Italia, semakin benar ini.
Orang Italia juga pandai berbicara, panjang lebar dalam retorika dan gagasan tetapi sering kekurangan fakta. Mereka juga bisa sangat tegas dan langsung dan ini bisa dilihat sebagai tiba-tiba atau meremehkan. Di mana orang Italia paling sopan dalam mengatakan “Tidak.” Penting untuk menjaga pintu tetap terbuka untuk kemungkinan lain.
Keterampilan berbicara yang baik adalah penting dan bahasa tubuh digunakan untuk menekankan poin seseorang. Orang Italia dapat menggunakan bahasa yang intens dan emosional dan cukup imajinatif dalam mengekspresikan diri mereka. Kata-kata seperti “pasti”, “fantastis”, dan “benar-benar” akan sering digunakan untuk menekankan sudut pandang positif.
Tumpang tindih percakapan, atau percakapan “pingpong”, sering terjadi dan volumenya mungkin cukup keras. Berbicara tentang diri Anda, keluarga Anda, dan kesuksesan Anda, dan mengungkapkan emosi Anda diterima sebagai cara membangun hubungan baik. Argumen dan debat yang hidup dihargai. Orang Italia mungkin mengkritik perusahaan mereka sendiri di depan orang lain dan membuat lelucon tentang niat atau proposal. Ketidaksepakatan dan persetujuan terbuka adalah hal biasa, meskipun biasanya dilakukan dengan sopan. Perbedaan pendapat jarang bersifat final. Selalu ada cara untuk menyelesaikan kesulitan. Orang Italia sering meminta maaf, bahkan untuk hal-hal kecil. Itu dilihat sebagai bagian dari kesopanan.
Mengungkapkan diri sebagai manusia adalah kunci keberhasilan komunikasi tatap muka dengan orang Italia dalam situasi bisnis. Menjadi responsif, tersenyum, dan menunjukkan minat adalah penting. Membantu orang dengan masalah mereka, dan memberi tahu mereka masalah Anda sendiri setelah Anda menjalin hubungan, sangat dihargai. Begitu juga dengan melakukan kontak mata dan mengadopsi nada percaya diri. Ajukan pertanyaan untuk mempertahankan tingkat perhatian, dan catat informasi pribadi apa pun. Bertujuan untuk dekat dengan orang-orang secara pribadi.
Orang Italia sering menganggap Inggris dan Amerika dingin dan jauh. Gunakan bahasa tubuh yang santai dan cobalah untuk tersenyum. Membangun hubungan pribadi akan lebih dihargai daripada fokus pada keuntungan dan keuntungan ekonomi. Jangan terlalu tegas, terlalu jujur, dan terlalu langsung, karena ini dapat dianggap tidak berbudaya. Hindari memberikan instruksi yang terlalu rinci dan membual, meskipun percaya diri dan positif itu penting. Penting juga untuk menghindari mengkritik Italia—Orang Italia mungkin kritis terhadap negara mereka, tetapi Anda tidak seharusnya begitu.
MEMBUAT KONTAK
Orang Italia lebih suka berurusan dengan orang yang mereka kenal. Mereka lebih terbuka daripada, katakanlah, orang Prancis untuk “kontak dingin”, tetapi mereka perlu merasa bahwa kontak baru adalah raccomandato, yaitu, direkomendasikan oleh kantor atau individu yang dikenal atau diakui. Ini mungkin klien, kamar dagang, atau kedutaan, atau kontak pribadi melalui pameran dagang. Kontak awal mungkin melalui surat resmi, tetapi ini perlu ditindaklanjuti dengan panggilan telepon dan kunjungan pribadi. Bahkan jika Anda menulis surat ke perusahaan Italia dalam bahasa Inggris, perusahaan kecil dan menengah akan sering membalas dalam bahasa Italia. Anda mungkin memerlukan jasa agen penerjemahan karena bahasa Italia komersial dan birokratis memiliki terminologinya sendiri. Untuk menghindari penundaan yang tidak perlu, lebih baik menulis surat pertama Anda dalam bahasa Italia.
Bos Italia, terutama di perusahaan yang dikelola keluarga, mungkin tidak berbicara bahasa asing, dan penutur bahasa Inggris di perusahaan mungkin cukup rendah dalam rantai. Seorang negosiator senior Italia akan sering membawa seorang juru bahasa, biasanya seorang asisten, yang berbicara bahasa Inggris dengan cukup lancar. Jika demikian, ingatlah untuk mengarahkan percakapan Anda ke rekan Italia Anda, bukan ke asisten.
Ingatlah bahwa liburan penting di Italia, dan dari pertengahan Juli hingga akhir Agustus semuanya melambat. Meskipun Italia memiliki hari libur umum lebih sedikit daripada banyak negara Latin, setiap kota merayakan santo pelindungnya sendiri dan memiliki festival lokalnya sendiri, ketika segala sesuatunya ditutup.
JAM KERJA
Ada perbedaan antara Utara dan Selatan. Jam kerja utara adalah 8:30 sampai 12:45, dan 15:00. sampai 6 atau 18:30, Senin sampai Jumat. Di Italia Tengah dan Selatan, karena panasnya cuaca, jam kerja adalah pukul 08:30 hingga 12:45, dan 16:30 atau 17:30. sampai 19:30 atau 20:00 Banyak bisnis buka pada hari Sabtu pagi dari pukul 8:30 hingga 12:45. Banyak orang Italia tinggal dalam jarak perjalanan yang mudah dari tempat mereka bekerja, dan pulang untuk makan siang.
PERSIAPAN UNTUK KUNJUNGAN ANDA
Bisnis memiliki aspek sosial dan presentasi yang kuat di Italia. Membuat bella figura itu penting. Pastikan pakaian yang Anda ambil konservatif namun bergaya, dan sepatu Anda berkualitas baik. Bagi orang Italia, pakaian pintar merupakan indikasi kesuksesan bisnis dan bahkan pakaian kasual pun modis dan anggun. Celana baik-baik saja untuk wanita, tetapi sekali lagi harus dipotong dengan baik dan bergaya. Pastikan tas kerja dan jam tangan Anda pintar. Sebuah ballpoint yang bagus akan diperhatikan, ballpoint yang berantakan bahkan lebih! Ambil beberapa foto keluarga serta dokumen bisnis yang Anda butuhkan. Pastikan dokumen berada dalam folder yang rapi. Ini semua adalah bagian dari menciptakan kesan stylish yang tepat.
Kartu nama Italia biasanya dicetak dalam warna hitam polos dengan latar belakang putih; sebagai aturan, semakin sedikit informasi yang mereka berikan, semakin penting orang tersebut.
Pemberian hadiah
Sangat umum untuk memberikan hadiah kecil kepada setiap anggota staf yang telah sangat membantu, jadi pikirkan tentang mengambil beberapa hadiah perusahaan yang sederhana—jam alarm perjalanan, pena, kunci perak, buku harian, atau kalkulator. (Pastikan itu adalah nama merek, tetapi berhati-hatilah agar ini tidak terlihat sebagai cara yang kasar untuk menonjolkan logo perusahaan Anda.)
Hadiah “perusahaan” apa pun yang Anda terima cenderung elegan dan bijaksana. Beberapa perusahaan Italia telah menerbitkan buku dan produk meja kopi berkualitas tinggi secara pribadi. Sangat penting untuk tidak menolaknya, tidak peduli seberapa berat atau tidak nyamannya mereka untuk dibawa pulang!
PERTEMUAN PERTAMA
Obrolan ringan penting bagi orang Italia. Orang-orang akan ingin bertanya tentang keluarga dan latar belakang Anda. Ini sebagian merupakan cara yang bijaksana untuk membangun akar dan memastikan bahwa Anda memiliki andil dalam membuat bisnis berjalan karena Anda memiliki tanggung jawab sosial Anda sendiri.
Jika Anda tiba di malam hari dan tuan rumah menemui Anda, mereka mungkin mengundang Anda untuk makan. Tidak peduli seberapa lelahnya Anda, Anda harus menerimanya. Ini akan menyenangkan dan santai, dan menolak akan menyebabkan pelanggaran, dan memulai negosiasi Anda dengan pijakan yang salah.
Jangan informal. Orang Italia cukup formal di kantor dan mungkin memanggil orang dengan gelar seperti Dottore atau Dottoressa untuk profesor atau dokter, dan bahkan Avvocato (pengacara) atau Ingegnere (insinyur). Akhiran laki-laki dan perempuan digunakan, jadi feminin dari Avvoccato adalah Avvocata, dan Ingegnere adalah Ingegnera, dan seterusnya. Orang Italia juga lebih suka menggunakan nama keluarga di kantor, sehingga orang yang memanggil Anda Charles di rumah dapat memanggil Anda Smith di kantor. Dalam masyarakat seperti Inggris dan Amerika Utara, yang cenderung melihat penggunaan nama keluarga sebagai jarak, bentuk sapaan ini, seringkali tanpa Tuan atau Nyonya, bisa terasa sangat kasar. Sebenarnya, itu hanyalah terjemahan yang salah tempat dari praktik Italia. Manajer internasional yang lebih muda dengan mudah menyelipkan nama depan.
Sebagai tamu, Anda biasanya akan diperkenalkan terlebih dahulu, dan orang senior atau tertua yang hadir akan menunjukkan rasa hormat. Berjabat tangan dengan semua orang di ruangan saat tiba, dan lagi saat pergi.
Pertemuan pertama Anda mungkin tidak terlalu detail. Nomor lawan bahasa Italia Anda akan tertarik dengan perusahaan Anda dan latar belakang pribadi Anda dan akan memberi tahu Anda tentang miliknya. Seperti yang telah kita lihat, Italia adalah tentang membangun hubungan, dan tahap ini dapat diikuti dengan makan siang atau setidaknya panino (makanan ringan roti gulung).
Di Selatan, penting untuk memberikan lebih banyak waktu untuk kunjungan bisnis. Anda akan melakukan dua kali lebih banyak di Milan seperti yang akan Anda lakukan dalam waktu yang sama di Roma atau Napoli. Di Milan, izinkan, katakanlah, tiga pertemuan sehari dan pertunangan malam. Di Roma, izinkan dua pertemuan dan pertunangan malam, dan di Napoli atau Palermo, tergantung siapa yang Anda kunjungi, izinkan dua pertemuan dalam sehari. Pertemuan sarapan belum tertangkap di Italia.
MEMBUAT PRESENTASI
Di Italia kuliah atau presentasi formal harus berlangsung sekitar tiga puluh menit, dengan waktu untuk pertanyaan dan diskusi sesudahnya. Audiens berharap untuk dibujuk dan menghargai penjualan ide dan produk yang moderat hingga keras. Keberhasilan presentasi sangat tergantung pada keterampilan pembicara, dan materi berkualitas baik. Bahasa formal harus digunakan untuk memulai, tetapi bahasa informal juga dapat digunakan kemudian. Alat bantu visual seperti film atau foto dihargai, dan harus estetis serta informatif. Kontak mata yang kuat diperlukan, dan langkah Anda harus cepat.
Pendengar Italia tertarik pada kepribadian dan gaya pembicara. Berdiri diam selama presentasi kurang dihargai daripada penggunaan bahasa tubuh. Orang mungkin menyela pidato Anda untuk klarifikasi, tetapi simpan pertanyaan dan komentar untuk akhir.
Saat mempresentasikan perusahaan dan produk Anda, cari tahu apa yang diminati audiens Anda, dengarkan detail pribadi apa pun, dan masukkan ke dalam presentasi Anda. Tunjukkan minat pada mereka dan mereka akan membalasnya.
KETERAMPILAN RAPAT DAN NEGOSIASI
Tujuan utama dari sebagian besar pertemuan adalah untuk mengkomunikasikan keputusan atau untuk membahas masalah dan memeriksa masalah. Beberapa diskusi mungkin ditujukan untuk mencapai hubungan pribadi yang baik demi kepentingan kemitraan jangka panjang. Orang Italia mencari keuntungan jangka panjang daripada keuntungan jangka pendek. Rapat akan sering dimulai dengan beberapa menit obrolan ringan (di Selatan pendahuluan ini dapat berlangsung selama dua puluh hingga tiga puluh menit).
Rapat jarang memiliki struktur formal. Idenya adalah bahwa setiap orang harus memiliki kesempatan untuk mengekspresikan sudut pandang mereka. Semua orang dapat berbicara sekaligus, atau bahkan melakukan percakapan kecil atau menerima panggilan telepon di dalam ruangan. Ini tidak dianggap kasar. Bekerja di sekitarnya; jangan marah.
Bahkan jika ada agenda, tidak dianggap perlu untuk mengambil setiap poin secara berurutan dan orang-orang dengan senang hati kembali ke item yang diangkat sebelumnya. Agenda, poin tindakan, kerangka waktu, langkah selanjutnya, dan bahkan notulen tidak dianggap serius di sebagian besar perusahaan Italia, karena keputusan akan dibuat oleh orang-orang yang bahkan mungkin tidak hadir.
Negosiasi dapat diselesaikan dengan cukup cepat, tetapi negosiator Italia juga sangat sabar, dapat menjelaskan secara detail, dan mungkin memerlukan waktu untuk mencapai tujuannya. Pendekatan mereka bisa sangat halus. Orang Italia menyukai hasil menang-menang, dan dapat mengambil bagian dari bisnis sekunder jika mereka tidak bisa mendapatkan kontrak utama yang mereka cari. Membangun hubungan kontrak adalah cara untuk hubungan yang lebih lama dan lebih memuaskan.
Orang Italia mungkin bergerak cepat untuk mencapai kesepakatan yang nyata tetapi kemudian membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membahas rinciannya, yang secara substansial dapat mengubah sifat kontrak. Diskusi, meskipun intens, dilakukan dengan cara yang menyenangkan dan orang Italia bisa sangat akomodatif, terutama jika menyangkut pertimbangan pribadi.
Sebuah kata peringatan: meskipun penting untuk mengekspresikan optimisme dan tidak menjatuhkan antusiasme mitra negosiasi Anda, cobalah untuk memisahkan fakta dari spekulasi dan periksa bahwa rekan Italia Anda tidak menjanjikan lebih dari yang dapat mereka berikan. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan membuat catatan yang dapat Anda periksa nanti. Mungkin juga berguna untuk meringkas secara berkala apa yang telah disepakati.
Selalu dengarkan baik-baik saran dari mitra Italia Anda dan hormati pengetahuan mereka. Mereka memahami Italia jauh lebih baik daripada Anda dan mereka juga sangat berpengalaman di pasar dunia.
HIBURAN BISNIS
Orang Italia suka mengenal pasangan mereka, dan ini terjadi saat makan panjang dan santai. Secara keseluruhan, mereka tidak suka mengakhiri bisnis tanpa makan siang, makan malam, atau setidaknya panino untuk “menyegel” hubungan, dan mereka sangat pandai memilih restoran, makanan, dan anggur yang tepat. Menghibur biasanya semiformal, atau formal, di restoran yang bagus dengan anggur dan makanan yang luar biasa. Gaun itu cerdas atau kasual, tetapi selalu elegan, dengan aksesori yang serasi. Percakapan mungkin tentang bisnis secara umum, tetapi akan sangat sering beralih ke seni, sejarah, atau budaya daerah. Hindari topik seperti Perang Dunia Kedua, politik, korupsi, dan Mafia. Adalah normal untuk menjaga tangan Anda di atas meja saat tidak makan, dan Anda harus berperilaku terbaik dan paling menawan.
Ingatlah bahwa ketika bertemu untuk pertama kalinya dalam lingkungan bisnis, orang akan memperkenalkan diri mereka dengan nama belakang mereka, bukan dengan perusahaan atau pekerjaan mereka, yang akan dianggap gauche atau bahkan kasar. Jangan pergi ke nama depan sampai Anda diundang untuk melakukannya. Secara keseluruhan, para tamu pergi ketika mereka sudah siap; dianggap tidak sopan bagi tuan rumah untuk mengakhiri makan. Di Selatan, tuan rumah sering mengatur transportasi pulang untuk para tamu.
Jika pergi ke rumah seseorang, aturan yang sama berlaku. Anda diharapkan membawa hadiah (mungkin bunga, atau cokelat yang dibungkus kado), tetapi berhati-hatilah dalam memberikan anggur kecuali jika berkualitas tinggi, karena banyak orang Italia adalah penikmat dan bahkan mungkin memiliki kebun anggur sendiri. Minuman keras, makanan lezat, dan barang kerajinan dari negara Anda sendiri adalah hadiah yang cocok; wiski dan minuman keras biasanya dihargai.
Jenius Italia untuk menghibur dapat menimbulkan masalah jika Anda membalas budi. Jika Anda mengundang seorang kenalan bisnis saat Anda berada di Italia, adalah ide yang baik untuk meminta sekretarisnya untuk merekomendasikan restoran favorit, dan untuk menunda pilihan makanan dan anggur kepada tamu Anda. Ini akan dianggap sebagai pujian.
Bahkan jika Anda menghibur di negara Anda sendiri, Anda akan menemukan bahwa kebanyakan orang Italia lebih suka makan makanan Italia, jadi carilah restoran Italia paling otentik yang tersedia. Tamu Anda mungkin juga tahu tentang restoran yang luar biasa (mungkin dimiliki oleh kerabat) yang belum pernah Anda dengar tetapi menyajikan makanan untuk mati. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membayar tagihan.