De Italiaanse fabrikanten, tussenpersonen en ondernemers zijn zeer bekwame producenten, promotors en verkopers, en ervaren in het internationaal denken. “Il made in Italy” is een kenmerk van hoogwaardig design en functionaliteit in de mode, in auto’s, in eten en drinken en in witgoed. Het ‘economische wonder’ van de jaren vijftig transformeerde een groot deel van het Italiaanse bedrijfsleven, met name het vooruitstrevende familiebedrijf.
Italië is de op twee na grootste economie in de eurozone en de twaalfde economie ter wereld qua BBP. Het is misschien wel groter – naar schatting een derde van de economische activiteit wordt niet vermeld in statistieken of belastingaangiften.
ZAKEN IN ITALI
De drie sectoren van de Italiaanse economie zijn de staat, de conglomeraten en het midden- en kleinbedrijf.
De staatssector
De Italiaanse overheid speelt nog steeds een sterke indirecte rol in het bedrijfsleven, ondanks de privatisering van overheidsbedrijven in de afgelopen twintig jaar, en de overheidsuitgaven als percentage van het BBP zijn de hoogste in de EU. Een op de vijf werknemers werkt voor de publieke sector, die het grootste deel van de bedrijfsfinanciering voor zijn rekening neemt.
Particuliere conglomeraten
De particuliere sector wordt gedomineerd door een klein aantal sleutelfamilies die grote industrieën beheersen en wederzijdse belangen hebben: Berlusconi, Agnelli, Pirelli, De Benedetti (de salotto buono). Hun conglomeraten omvatten internationale bekende namen zoals Fiat, Benetton, Versace, Armani en Olivetti. Dit zijn grote bedrijven, maar met de pensionering en het overlijden van hun oprichters nemen hun belangen af, en nieuwe bedrijven met een professioneel management, zoals Bulgari, treden in hun voetsporen.
Kleine onderneming
De meeste bedrijven, vooral in het noorden, zijn kleine en middelgrote familiebedrijven, waarbij de zoon of dochter de pensionering van de vader overneemt. Hun productiviteit is hoger dan in de staatssector. Ze hebben de neiging om contant te betalen, familie en vrienden in dienst te nemen en werk uit te besteden om banken, vakbonden en belastingen te vermijden. Deze ondernemingen worden nu geconfronteerd met hevige concurrentie van de conglomeraten, zowel nationaal als internationaal, met hun hogere output, lagere kosten en middelen om te besteden aan technologische innovatie. Andere belemmeringen voor het concurrentievermogen zijn lage investeringen in onderzoek en ontwikkeling en de inefficiëntie van openbare instellingen. Negentig procent van alle Italiaanse bedrijven zijn SMG’s met minder dan vijftien werknemers.
De Mezzogiorno (Zuid) begint net ten zuiden van Rome (sommigen zeggen dat het ook Rome omvat!). Noorderlingen worden algemeen gezien als meer geïnteresseerd in geld, Zuiderlingen als meer bezorgd over macht en het goede leven. De werkloosheid is 5 procent in het noorden en 22 procent in het zuiden. Noorderlingen bekritiseren Zuiderlingen voor het grijpen van staatssubsidies en hand-outs. De Zuiderlingen bekritiseren de Noorderlingen voor het uitbuiten van arbeid en het omleiden van spaargelden naar hun fabrieken.
BEDRIJFSSTRUCTUUR EN ORGANISATIE
Een Italiaans bedrijf wordt bestuurd door een raad van bestuur (consiglio d’amministrazione) onder een president (presidente). De algemeen directeur (amministratore delegato) is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, de afdelingshoofden (direttori) rapporteren aan hem of haar. Italië is een land waar beslissingen aan de top worden genomen. U moet met een directeur of de president spreken om uw zaken voor elkaar te krijgen, en het vinden van de juiste beslisser in een grote organisatie met veel vestigingen kan moeilijk en tijdrovend zijn. Bedrijfsstroomschema’s en -gidsen zijn meestal voor de show en weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs echte verantwoordelijkheden of zelfs rapportagelijnen.
Echte hiërarchieën zijn gebaseerd op netwerken van mensen die in de hele organisatie persoonlijke allianties hebben opgebouwd. Verschillende afdelingen zullen verschillende managementstijlen hebben, afhankelijk van de baas. De belangrijkste kenmerken van een manager zijn flexibiliteit en pragmatisme. Dit betekent dat Italiaanse managers zich zullen concentreren op het doen van de essentiële zaken zonder te veel te vertrouwen op protocollen, regels en procedures, die mogelijk genegeerd worden.
BEDRIJFSFINANCIERING EN CORPORATE GOVERNANCE
Bankinvesteringen in start-ups zijn meestal minimaal, en de belangrijkste investeringsfinanciering komt over het algemeen uit andere bronnen. Banken kunnen geen commerciële bedrijven bezitten. Degenen die kortetermijnfinanciering of verkoop van bankproducten verstrekken, kunnen geen leningen op middellange termijn verstrekken. Dit zijn de domeinen van gespecialiseerde kredietinstellingen voor middellange en lange termijn. Afgezien van de Banca d’Italia, de nationale regelgevende bank, zijn er verschillende landelijke banken met vestigingen in het hele land, evenals veel lokale banken die specifiek zijn voor een stad of regio. Italië heeft de hoogste persoonlijke spaarrente van Europa.
In het land dat in de vijftiende eeuw de accountancy heeft gecreëerd, hebben accountants de neiging om rapporten op te stellen die niet altijd overeenkomen met de boekwaarde van het bedrijf. Bij due diligence-procedures is een onafhankelijke accountant aan te raden.
WERK RELATIES
Italiaanse zakenmensen werken lange en flexibele werktijden als ze onder druk staan. Leidinggevenden komen vroeg aan en blijven vaak laat.
Elk bedrijf in Italië met meer dan vijftien werknemers heeft een ondernemingscomité (consiglio di fabbrica), met het recht om toezicht te houden op investeringsplannen en arbeidsomstandigheden.
Naar schatting 40 procent van de beroepsbevolking is aangesloten bij een vakbond, eerder langs politieke dan ambachtelijke lijnen. De belangrijkste vakbonden zijn christen-democraten, communisten en sociaal-democraten – respectievelijk bekend als CISL, CGIL en UIL – maar er zijn kleinere vakbonden en arbeidersraden die verantwoordelijk zijn voor een groot aantal stakingen in de publieke sector. Naar schatting is 25 procent van de Italiaanse arbeidsmarkt niet gereguleerd.
PLANNING
Italiaanse bedrijven gedijen op kansen en risico’s, niet op planning. Ze zullen een niche identificeren en exploiteren zonder langetermijnanalyse. Dit betekent dat langdurige samenwerkingsovereenkomsten moeilijk te realiseren zullen zijn. Er is een vooroordeel tegen langetermijnstrategie. Italianen streven naar consistente winst op korte termijn.
LEIDERSCHAP
In de meeste landen is een belangrijk criterium voor leiderschap het vermogen om beslissingen te nemen. In Italië is het belangrijkste criterium macht, uitgedrukt als autorità (gezag), autorevolezza (gezaghebbendheid) en autoritarismo (autoritarisme). Onpersoonlijke organisatiemechanismen hebben een lage validiteit. Dit betekent dat de autoriteit berust bij degene die de baas vertrouwt. Ongeacht of een manager technisch gekwalificeerd is, hij of zij is iemand met wie de baas kan samenwerken.
De rol van de baas
“Hij is de baas, ik ben zijn slaaf”, was de mening van een Italiaanse medewerker van de senior partner in een advocatenkantoor in Milaan. Zoals het een economie betaamt waarin het familiebedrijf het basismodel is, is de managementstijl zowel autoritair als autoritair. Beslissingen worden genomen door senioren en doorgegeven voor implementatie.
Hoewel de baas (of bazen) als enige verantwoordelijk zijn voor beleid en beslissingen, wordt van hen verwacht dat ze een menselijk belang hebben in hun personeel. Ze moeten ook simpatico, charismatisch en creatief zijn, en een bella figura vormen, terwijl ze consistent en betrouwbaar zijn.
Van Italiaanse bazen wordt verwacht dat ze leiden en respect tonen. Medewerkers geven loyaliteit niet alleen omdat het in hun contract staat, maar omdat ze de baas persoonlijk steunen. Over het algemeen staan werknemers wantrouwend tegenover autoriteit en zullen ze elke manier van werken uitdagen waarmee ze het niet eens zijn.
Een belangrijk onderdeel van leiderschap in Italië is implementatie en controle. Instructies en procedures zijn niet genoeg. Je moet consensus bereiken en overeenstemming bereiken. Overtuiging, aandringen en follow-up zijn essentieel. Dit levert flair, creativiteit en hard werken op. Maar het vereist een intense persoonlijke inbreng.
Het eerste dat u moet doen als u met een Italiaans bedrijf te maken heeft, is de leiderschapsstructuur bestuderen, rekening houdend met het feit dat het formele systeem mogelijk niet de werkelijke situatie met betrekking tot macht en besluitvorming weerspiegelt. Macht kan worden beheerd door clans op basis van familie, huwelijk of rijkdom. De beste manier om erachter te komen wie belangrijk is, is bereid te zijn om te mixen, te socializen en te allen tijde je menselijke kant te laten zien. Het zijn van vitaal belang om mensen gunsten te verlenen, charmant te zijn en flexibel te blijven.
Stijfheid, kilheid en bureaucratie gaan niet goed samen. Ook niet alles volgens het boekje doen. De erkenning dat iedereen zijn kleine zwakheden heeft, betekent dat een Italiaanse manager zal vermijden scherpe uitspraken te doen of morele lezingen te geven. Hoewel er druk kan zijn om zich te concentreren op de kernactiviteiten, betekent het besef dat iedereen vingers in verschillende taarten heeft dat betrokkenheid bij perifere zaken tot grotere dingen kan leiden.
Als baas is het belangrijk om een zorgvuldige grens te bewandelen tussen sympathiek en toegankelijk zijn en te dicht bij je personeel staan. Een baas delegeert aan vertrouwde personen, maar niet in termen van formele doelen. Beoordelingen en functiebeschrijvingen worden zelden uitgevoerd. De belangrijkste indicatoren die worden gecontroleerd zijn cashflow, omzet en brutowinst.
De rol van de manager
Het is de taak van een manager om charisma te tonen om een persoonlijke betrokkenheid van het personeel bij het project te krijgen, en de drive en technische competentie om het uit te voeren. Zonder dit zal het project mislukken. Met procedures en actieplannen alleen bereik je weinig.
Multinationale ondernemingen met internationaal opgeleide managers doen zaken volgens internationale procedures. In familiebedrijven, met name in Toscane en Emilia-Romagna, die worden gerund door vaders en zonen en dochters, zullen onderhandelingen op een veel persoonlijkere basis plaatsvinden. De hiërarchieën zijn minder gebaseerd op duidelijke verantwoordelijkheden en rapportagelijnen en meer op persoonlijke allianties. Italiaanse managers zullen routinematig procedures en regels negeren, hun vertrouwen stellen in de competentie en betrouwbaarheid van de mensen met wie ze hebben gekozen om mee te werken, en in nauw persoonlijk toezicht op de taak.
Strategische planning is zeldzaam in Italiaanse bedrijven. Bestuurders weten waar ze heen willen en in grote lijnen hoe ze daar moeten komen. Als er een plan is, wordt dit niet openbaar gemaakt. Het belangrijkste vermogen van Italiaanse managers is om kansen te zien en ervoor te gaan.
De implicaties van deze strategie voor de planning van joint ventures zijn duidelijk. Diepgeworteld persoonlijk vertrouwen is noodzakelijk voor een succesvolle zakelijke relatie, die alleen duurt zolang deze winstgevend is. Dit is waar het netwerken en het hechte persoonlijke contact op gericht zijn. Managers van niet-Italiaanse bedrijven moeten ermee leren leven en genieten van de rit.
BESLUITVORMING
In zo’n gepersonaliseerd managementsysteem ligt het voor de hand dat delegatie per afdeling of door aangewezen ondergeschikte onwaarschijnlijk is. Delegeren is aan vertrouwde personen, waar ze zich ook in de organisatie bevinden. Feedback en beoordeling zijn persoonlijk. Dat is de enige omgeving waarin persoonlijke kritiek wordt geaccepteerd. Formele beoordelingen kunnen moeilijk zijn uit te voeren in een Italiaans bedrijf. Het behalen van doelstellingen wordt beoordeeld op bijdrage aan omzet, cashflow en winst.
De Italianen hebben het gevoel dat ze goed zijn in het nemen van intuïtieve beslissingen en zullen hun instinct ondersteunen door breed te overleggen. Initiële beslissingen worden vaak vrij snel genomen, maar zijn dan onderwerp van discussie en kunnen veranderen. Persoonlijke connecties en persoonlijke gevoelens zullen altijd deel uitmaken van het besluitvormingsproces.
Buitenlandse managers moeten weten dat het niet de Italiaanse manier is om beslissingen puur te baseren op de cijfers en het businessplan, of beslissingen als ‘zwart-wit’ te beschouwen. Een veelvoud aan factoren, politiek, economisch en persoonlijk, speelt een rol.
SAMENWERKEN
Teams werken volgens hetzelfde principe als het besluitvormingsproces: van bovenaf in een familiestructuur. Woorden als familie, wederzijdse verplichting en wederzijdse afhankelijkheid worden eigenlijk gebruikt om teamleden te beschrijven. Teams bestaan uit specialisten onder leiding van een teamleider, geselecteerd op basis van anciënniteit en ervaring, die het persoonlijke respect van de groep moeten genieten.
Hiërarchieën worden gerespecteerd binnen teams en het kan moeilijk zijn voor een nieuwe jonge teamleider om zijn of haar aanwezigheid kenbaar te maken. Opnieuw komt het familiemodel te hulp. De oudere teamleden worden ‘peetvaders’ van de jonge teamleider en geven advies over de procedure. Gebeurt dat niet en wordt de inzet van het team niet gehaald, dan kan het tegenovergestelde gebeuren. Oudere of meer senior collega’s zullen er alles aan doen om de jongere teamleider te ondermijnen, met behulp van procedurele en andere hulpmiddelen. In dit geval is de enige oplossing om af te betalen en de onruststokers te bevrijden.
Het tempo van teamwerk is meestal stabiel en teams werken graag samen, met frequente ontmoetingen en interactie. Uren zijn niet vast en activiteiten zijn niet overgestructureerd, omdat dit de motivatie zou verminderen. Het is aan elk teamlid om goede relaties met collega’s te onderhouden. Enthousiasme tonen voor het werk en gevoelig zijn in de omgang met anderen is belangrijk. Dat geldt ook voor de omgang met andere teamleden, goed gehumeurd blijven en een positieve houding ontwikkelen. Loyaliteit staat hoog in het vaandel. Teams kunnen ondersteuning verwelkomen bij het plannen en achtervolgen. Hoewel deadlines als vast worden beschouwd, kunnen er afwijkingen optreden.
MOTIVATIE
Er is genoeg gezegd om te suggereren dat goede sociale relaties van bovengemiddeld belang zijn voor een teammotivator, vooral in het Zuiden. Teamloyaliteit en een beroep op de emoties komen veel voor. Als je als manager een doel kunt bieden dat bijdraagt aan het succes van de groep en tegelijkertijd individuen helpt om hun eigen persoonlijke doelen te bereiken, dan ben je geslaagd.
DE ALGEMENE TAAL VAN MANAGEMENT
Vloeiendheid van meningsuiting is erg belangrijk in het Italiaanse management. Managers zijn normaal gesproken goede praters. Hoewel autoritair van stijl, is de toon meestal vriendelijk en vrij indirect, en buitenlanders kunnen de subtiliteit waarmee uitspraken worden gedaan gemakkelijk verkeerd interpreteren. Italianen zelf vinden de taal van hun Britse en Amerikaanse tegenhangers vaak grof en overdreven direct in vergelijking.
FEEDBACK EN BEHEERSING VAN MENSENOVEREENKOMST
Italianen zijn over het algemeen niet confronterend, maar kunnen heel goed terugslaan met alles wat ze hebben als ze rechtstreeks worden bekritiseerd. Ze zijn bijzonder gevoelig voor beschuldigingen van volatiliteit of desorganisatie.
Feedback kan in het noorden schriftelijk worden gegeven, maar in het zuiden veel vaker mondeling. Een belangrijk kenmerk van het geven en ontvangen van feedback is het kunnen vragen naar en uiten van persoonlijke gevoelens. Een persoonlijk gesprek is dus belangrijk bij onenigheid. De Italianen zijn van mening dat elk probleem kan worden opgelost zolang er goede wil is. Italiaanse managers zullen u vragen om hen persoonlijk te helpen, zullen gretig zijn om oplossingen te vinden en zullen u de meeste informatie verstrekken die u nodig heeft. Flexibiliteit en openheid voor de gevoelens van anderen zijn belangrijk.
COMMUNICATIESTIJLEN
De Italianen zijn bedreven in het uitwisselen van verbale informatie. Ze zijn minder goed in het schrijven of lezen van memo’s, e-mails en documenten. Als u met een Italiaanse tegenhanger communiceert, kunt u veel beter telefoneren dan schrijven. Veel leidinggevenden bellen zelfs om te zeggen dat ze gaan schrijven of dat ze hebben geschreven. Over het algemeen mag schriftelijke communicatie niet op zichzelf staan; het heeft verbale back-up nodig. Hoe verder je naar het zuiden gaat in Italië, hoe meer waar.
Italianen zijn ook sprekers, lang op retoriek en ideeën, maar vaak kort op feiten. Ze kunnen ook heel assertief en direct zijn en dit kan als abrupt of afwijzend worden gezien. Waar een Italiaan het meest beleefd is, is door ‘nee’ te zeggen. Het is belangrijk om de deur open te houden voor andere mogelijkheden.
Goede spreekvaardigheid is belangrijk en lichaamstaal wordt gebruikt om iemands punt te benadrukken. De Italianen kunnen intense, emotionele taal gebruiken en zijn behoorlijk fantasierijk in hun manier van uitdrukken. Woorden als “zeker”, “fantastisch” en “absoluut” zullen vaak worden gebruikt om een positief standpunt te benadrukken.
Gesprekken die elkaar overlappen, of “pingpong”-gesprekken, komen vaak voor en het volume kan behoorlijk luid zijn. Praten over jezelf, je familie en je succes, en het onthullen van je emoties wordt geaccepteerd als een manier om goede relaties op te bouwen. Levendige argumentatie en debat worden op prijs gesteld. Italianen kunnen hun eigen bedrijf bekritiseren in het bijzijn van anderen en grappen maken over bedoelingen of voorstellen. Openlijke onenigheid en overeenstemming is gebruikelijk, hoewel het meestal beleefd wordt gedaan. Een meningsverschil is zelden definitief. Er is altijd een manier om problemen op te lossen. Italianen verontschuldigen zich vaak, zelfs voor kleine dingen. Het wordt gezien als een onderdeel van beleefdheid.
Zichzelf als mens openbaren is de sleutel tot succesvolle face-to-face communicatie met Italianen in een zakelijke situatie. Reageren, glimlachen en interesse tonen is belangrijk. Mensen helpen met hun problemen en hun die van jezelf vertellen als je eenmaal een relatie hebt opgebouwd, wordt gewaardeerd. Dat geldt ook voor oogcontact en een vertrouwelijke toon. Stel vragen om de aandacht op peil te houden en noteer eventuele persoonlijke informatie. Streef ernaar om privé dicht bij mensen te komen.
De Italianen vinden de Britten en Amerikanen vaak koud en afstandelijk. Gebruik ontspannen lichaamstaal en probeer te glimlachen. Het aangaan van een persoonlijke relatie wordt meer gewaardeerd dan een focus op economisch voordeel en winst. Wees niet overdreven assertief, overfrank en te direct, want dit kan als onbeschaafd worden beschouwd. Vermijd te gedetailleerde instructies en opschepperij, hoewel zelfverzekerd en positief zijn belangrijk is. Het is ook belangrijk om kritiek op Italië te vermijden – Italianen zijn misschien kritisch over hun land, maar dat zou u niet moeten zijn.
CONTACT MAKEN
De Italianen gaan het liefst om met mensen die ze kennen. Ze staan meer open dan bijvoorbeeld de Fransen voor ‘koud contact’, maar ze moeten het gevoel hebben dat een nieuw contact raccomandato is, dat wil zeggen aanbevolen door een bekend of erkend kantoor of individu. Dat kan een klant zijn, een kamer van koophandel, een ambassade of persoonlijk contact via een beurs. Het eerste contact kan door middel van een formele brief zijn, maar dit zal moeten worden opgevolgd door telefoontjes en een persoonlijk bezoek. Zelfs als u in het Engels naar een Italiaans bedrijf schrijft, zullen kleine en middelgrote bedrijven vaak in het Italiaans antwoorden. Het kan zijn dat u de diensten van een vertaalbureau nodig heeft, aangezien commercieel en bureaucratisch Italiaans zijn eigen terminologie heeft. Om onnodige vertraging te voorkomen, is het beter om je eerste brief in het Italiaans te schrijven.
Italiaanse bazen, met name in familiebedrijven, spreken misschien geen vreemde taal, en de Engelstalige in het bedrijf staat misschien vrij laag in de keten. Een hooggeplaatste Italiaanse onderhandelaar brengt vaak een tolk mee, meestal een assistent, die redelijk vloeiend Engels spreekt. Als dat zo is, denk er dan aan om uw gesprek naar uw Italiaanse tegenhanger te leiden, niet naar de assistent.
Vergeet niet dat vakanties belangrijk zijn in Italië en dat van half juli tot eind augustus alles langzamer gaat. Hoewel Italië minder feestdagen kent dan veel Latijns-Amerikaanse landen, viert elke stad zijn eigen patroonheilige en heeft hij zijn eigen lokale festival als de zaken sluiten.
KANTOORUREN
Er is een verschil tussen Noord en Zuid. De noordelijke kantooruren zijn 8:30 uur tot 12:45 uur en 15:00 uur. tot 18 of 18.30 uur, van maandag tot vrijdag. In Midden- en Zuid-Italië zijn de openingstijden vanwege de hitte van 8.30 uur tot 12.45 uur en van 16.30 of 17.00 uur. tot 19:30 of 20:00 uur Veel bedrijven zijn op zaterdagochtend geopend van 8.30 tot 12.45 uur. Veel Italianen wonen op korte woon-werkafstand van waar ze werken en gaan naar huis voor de lunch.
JE BEZOEK VOORBEREIDEN
Ondernemen heeft een sterk sociaal en presentatieaspect in Italië. Het maken van een bella figura is belangrijk. Zorg ervoor dat de kleding die u aanneemt conservatief maar stijlvol is en dat uw schoenen van goede kwaliteit zijn. Voor Italianen is nette kleding een indicatie van zakelijk succes en zelfs vrijetijdskleding is modieus en chic. Broeken zijn prima voor vrouwen, maar nogmaals, ze moeten goed gesneden en stijlvol zijn. Zorg ervoor dat uw koffer en horloge slim zijn. Een goede balpen valt op, een sjofele balpen nog meer! Maak wat familiefoto’s en de zakelijke documenten die je nodig hebt. Zorg ervoor dat de documenten in nette mappen staan. Dit hoort allemaal bij het creëren van de juiste stijlvolle indruk.
Italiaanse visitekaartjes worden meestal in effen zwart op een witte achtergrond gedrukt; in de regel, hoe minder informatie ze geven, hoe belangrijker de persoon.
Cadeaus geven
Het is heel gewoon om een klein cadeautje te geven aan een medewerker die bijzonder behulpzaam is geweest, dus denk erover na om wat bescheiden relatiegeschenken mee te nemen: reiswekkers, pennen, zilveren sleutelhangers, agenda’s of rekenmachines. (Zorg ervoor dat het naammerken zijn, maar pas op dat dit niet wordt gezien als een grove manier om uw bedrijfslogo te benadrukken.)
Elk “bedrijfsgeschenk” dat u ontvangt, is waarschijnlijk elegant en discreet. Sommige Italiaanse bedrijven hebben in eigen beheer uitgegeven koffietafelboeken en producten van topkwaliteit. Het is erg belangrijk om deze niet af te wijzen, hoe zwaar of onhandig ze ook zijn om mee naar huis te nemen!
DE EERSTE ONTMOETING
Small talk is belangrijk voor Italianen. Mensen zullen je willen vragen naar je familie en je achtergrond. Dit is deels een discrete manier om je wortels te vestigen en te bevestigen dat je er belang bij hebt om het bedrijf te laten werken omdat je je eigen sociale verantwoordelijkheden hebt.
Als u ’s avonds aankomt en uw gastheren ontmoeten u, kunnen zij u uitnodigen voor een maaltijd. Hoe moe je ook bent, je moet accepteren. Het zal plezierig en ontspannend zijn, en weigeren zal beledigend zijn en uw onderhandelingen op een verkeerde manier beginnen.
Wees niet informeel. De Italianen zijn vrij formeel op kantoor en kunnen mensen aanspreken met titels als Dottore of Dottoressa voor een professor of arts, en zelfs Avvocato (advocaat) of Ingegnere (ingenieur). Er worden mannelijke en vrouwelijke uitgangen gebruikt, dus het vrouwelijke van Avvoccato is Avvocata, en van Ingegnere is Ingegnera, enzovoort. De Italianen gebruiken ook liever achternamen op kantoor, zodat degene die je thuis Charles noemt je op kantoor Smith kan noemen. In samenlevingen als Groot-Brittannië en Noord-Amerika, die het gebruik van achternamen als afstandelijk beschouwen, kan deze vorm van aanspreken, vaak zonder de heer of mevrouw, nogal onbeleefd aanvoelen. In feite is het gewoon een misplaatste vertaling van een Italiaanse praktijk. Jongere internationale managers glippen vrij gemakkelijk in voornamen.
Als gast wordt u normaal gesproken als eerste voorgesteld, en de aanwezige senior of oudste persoon zal respect tonen. Schud iedereen in de kamer de hand bij aankomst en nogmaals bij het verlaten.
Uw eerste ontmoeting gaat misschien niet al te veel in detail. Uw Italiaanse tegenhanger zal geïnteresseerd zijn in uw bedrijf en in uw persoonlijke achtergrond en zal u over zijn of haar vertellen. Zoals we hebben gezien, draait alles in Italië om het opbouwen van relaties, en deze fase kan worden gevolgd door een lunch of op zijn minst een panino (broodjesnack).
In het Zuiden is het belangrijk om meer tijd te besteden aan zakenbezoeken. U zult in Milaan twee keer zoveel doen als in dezelfde tijd in Rome of Napels. Houd in Milaan rekening met bijvoorbeeld drie bijeenkomsten per dag en een avondafspraak. Houd in Rome rekening met twee vergaderingen en een avondverloving, en in Napels of Palermo, afhankelijk van wie u bezoekt, met twee vergaderingen per dag. Ontbijtbijeenkomsten zijn in Italië nog niet aangeslagen.
EEN PRESENTATIE MAKEN
In Italië duurt een lezing of formele presentatie ongeveer dertig minuten, met daarna tijd voor vragen en discussie. Het publiek verwacht te worden overgehaald en waardeert een matige tot harde verkoop van ideeën en producten. Het succes van de presentatie hangt grotendeels af van de vaardigheden van de spreker, en materialen van goede kwaliteit zijn belangrijk. Formele taal moet om te beginnen worden gebruikt, maar informele taal kan ook later worden gebruikt. Visuele hulpmiddelen zoals films of foto’s worden gewaardeerd en moeten zowel esthetisch als informatief zijn. Sterk oogcontact is noodzakelijk en uw tempo moet stevig zijn.
Italiaanse luisteraars zijn geïnteresseerd in de persoonlijkheid en stijl van de spreker. Stilstaan tijdens een presentatie wordt minder gewaardeerd dan het gebruik van lichaamstaal. Mensen kunnen uw toespraak onderbreken voor verduidelijking, maar vragen en opmerkingen bewaren voor het einde.
Zoek bij het presenteren van uw bedrijf en uw product uit waar uw publiek in geïnteresseerd is, luister naar persoonlijke details en neem deze op in uw presentatie. Toon interesse in hen en ze zullen beantwoorden.
VERGADERINGEN EN ONDERHANDELVAARDIGHEDEN
Het belangrijkste doel van de meeste vergaderingen is ofwel om beslissingen te communiceren of om zaken te bespreken en kwesties te onderzoeken. Sommige gesprekken kunnen gericht zijn op het bereiken van goede persoonlijke relaties in het belang van een langdurige samenwerking. De Italianen zijn op zoek naar winst op lange termijn in plaats van winst op korte termijn. Vergaderingen beginnen vaak met een paar minuten small talk (in het Zuiden kunnen deze voorrondes tussen de twintig en dertig minuten duren).
Vergaderingen hebben zelden een formele structuur. Het idee is dat iedereen de kans moet krijgen om zijn mening te uiten. Mensen kunnen allemaal tegelijk praten, of zelfs minigesprekken voeren of telefoongesprekken voeren in de kamer. Dit wordt niet als onbeleefd beschouwd. Werk er omheen; raak niet van streek.
Zelfs als er een agenda is, wordt het niet nodig geacht om elk punt op volgorde te behandelen en mensen komen graag terug op eerder besproken punten. Agenda’s, actiepunten, tijdschema’s, volgende stappen en zelfs minuten worden in de meeste Italiaanse bedrijven niet serieus genomen, omdat de beslissing wordt genomen door mensen die er misschien niet eens bij zijn.
Onderhandelingen kunnen vrij snel worden afgerond, maar Italiaanse onderhandelaars zijn ook erg geduldig, kunnen zeer gedetailleerd ingaan en het kan enige tijd duren om hun doelen te bereiken. Hun aanpak kan heel subtiel zijn. De Italianen houden van win-win-uitkomsten en nemen misschien wat bijzaak als ze het hoofdcontract dat ze zochten niet kunnen krijgen. Het aangaan van een contractuele relatie is de weg naar een langere en meer bevredigende relatie.
De Italianen kunnen snel tot een schijnbare overeenkomst komen, maar het duurt dan vrij lang om de details te bespreken, wat de aard van het contract aanzienlijk kan veranderen. Discussies, hoewel intens, worden op een prettige manier gevoerd en Italianen kunnen erg meegaand zijn, vooral als het om persoonlijke overwegingen gaat.
ZAKELIJK ENTERTAINING
De Italianen leren hun partners graag kennen, en dat gebeurt tijdens lange en ontspannen maaltijden. Over het algemeen houden ze er niet van om zaken af te sluiten zonder lunch, diner, of op zijn minst een panino om de relatie “het zegel” te geven, en ze zijn erg goed in het kiezen van het juiste restaurant, eten en wijn. Vermaak is meestal semi-formeel, of formeel, in een goed restaurant met uitstekende wijn en eten. Jurk is of smart of casual, maar altijd elegant, met bijpassende accessoires. Het gesprek kan over zaken in het algemeen gaan, maar zal heel vaak gaan over kunst, geschiedenis of regionale cultuur. Vermijd onderwerpen als de Tweede Wereldoorlog, politiek, corruptie en de maffia. Het is normaal om je handen op tafel te houden als je niet eet, en je zou je op je best en charmantst moeten gedragen.
Onthoud dat wanneer mensen elkaar voor het eerst ontmoeten in een zakelijke omgeving, mensen zichzelf zullen voorstellen bij hun achternaam, niet bij hun bedrijf of hun baan, wat als onhandig of zelfs onbeleefd zou worden beschouwd. Ga niet naar voornamen totdat u bent uitgenodigd om dit te doen. Over het algemeen vertrekken gasten als ze er klaar voor zijn; het wordt als onbeleefd beschouwd voor de gastheer om de maaltijd te beëindigen. In het Zuiden regelt de gastheer vaak het vervoer naar huis voor de gasten.
Als je naar iemands huis gaat, gelden dezelfde regels. Er wordt van je verwacht dat je een geschenk meeneemt (misschien bloemen of chocolade in geschenkverpakking), maar wees voorzichtig met het geven van wijn, tenzij deze van hoge kwaliteit is, aangezien veel Italianen kenners zijn en zelfs hun eigen wijngaarden hebben. Likeuren, lekkernijen en knutselspullen uit eigen land zijn allemaal geschikte cadeaus; whisky’s en likeuren worden meestal gewaardeerd.
Het Italiaanse genie voor entertainment kan een probleem vormen als je iets terugdoet. Als u een zakelijke kennis uitnodigt terwijl u in Italië bent, is het een goed idee om zijn of haar secretaresse te vragen om een favoriet restaurant aan te bevelen en om uw gast te laten bij de keuze van eten en wijn. Dit wordt opgevat als een compliment.
Zelfs als je in je eigen land aan het entertainen bent, zul je merken dat de meeste Italianen de voorkeur geven aan Italiaans eten, dus zoek het meest authentieke Italiaanse restaurant dat er is. Uw gast kent misschien ook een geweldig restaurant (misschien eigendom van een familielid) waar u nog nooit van heeft gehoord, maar dat eten serveert om voor te sterven. Het enige wat u hoeft te doen is de rekening betalen.